Plano de Ação de Gestão de Custos

A Gestão de Custos, assim como as diversas gestões da empresa, como a Orçamentária e a Financeira, exige uma ferramenta de administração que defina claramente os objetivos, as áreas de atuação, responsáveis, tarefas, prazos e formas de monitoramento.

Neste ponto, a criação de um Plano de Ação é fundamental. Ele auxilia a empresa a organizar fatores complexos inseridos na gestão de custos.

Vamos, neste artigo, falar a respeito desta ferramenta que em muito contribuirá para o sucesso da Gestão de Custos.

O Que É Plano de Ação?

Se pensarmos, na vida pessoal, no projeto de aquisição do imóvel próprio, ele tem diversos itens que precisam ser geridos: o tempo de poupança até a aquisição, a pesquisa do imóvel, levantamento de custos, definir o melhor cenário de vida para adquirir, opções de financiamento e prever o desembolso.

A lista se desdobrará em itens mais específicos, e dá uma boa ideia da complexidade e da importância de um Plano de Ação.

Sem ele, adquirir um imóvel certamente fica mais complexo e arriscado, não ter como antever e reagir, no momento certo, a cada evento. Sempre seremos reativos, e nem sempre preciso das decisões. Isso acontece, de forma amplificada, numa Gestão de Custos.

Basicamente, um Plano de Ação é um controle (sistêmico ou não) de todas as decisões e atividades ligadas ao atingimento de um objetivo pontual ou permanente (gerenciamento constante).

Um Plano de Ação é fundamental para o melhor funcionamento de toda e qualquer estrutura organizacional. Ele permite que todos os recursos da empresa – pessoas, verbas, sistemas – possam se interligar a objetivos, benefícios, ações e prazos e criar um ecossistema que visa a melhor performance técnica e financeira da estrutura.

Plano de Ação – Características

Um Plano de Ação deve ter:

Objetivos claros – tanto o geral quanto os específicos. Por exemplo, um Plano de Ação de Vendas pode ser o crescimento de 10% ao ano e ter objetivos específicos com crescimentos variados por tipo de produto.
Benefícios objetivos e mensuráveis – devem estar alinhados com a expectativa da empresa e existir formas de medi-los.
Controles por atividades/ações – é muito importante que cada uma tenha objetivos, ações, verba, riscos e prazo específicos e que, juntos, componham um cronograma claro a todos.
Responsáveis nominais – não definir por setor ou departamento, é importante que pessoas sejam responsáveis para que a comunicação entre áreas, dentro do cronograma, seja fluida.
Prazos factíveis – o desafio é importante em qualquer Plano de Ação, mas os prazos não podem ser tão difíceis que sirvam apenas para acalmar a organização.

A construção de um Plano de Ação está baseada nas questões:

O QUÊ se pretende atingir – objetivos (um ou mais conforme a importância);
POR QUÊ se pretende atingir – os benefícios objetivos e claros das ações;
QUEM – os responsáveis pelo Plano e as atividades relacionadas;
ONDE o Plano atuará – empresas, setores, processos, contas;
QUANDO o Plano atuará – período de atuação dele (pontual ou permanente);
COMO o Plano atuará – de que forma os objetivos serão alcançados;
QUANTO o Plano custará – tempo dos colaboradores, recursos, consultoria.

Considerando um Plano de Ação permanente é possível que haja planos específicos e de duração limitada. Por exemplo, um Plano de Ação de Vendas, com as diretrizes gerais de comercialização, cobertura, descontos e as estrutura, pode conter, num determinado momento, um plano para promover vendas de um produto em particular, com suas condições próprias, envolvendo parte da equipe de vendas e por tempo limitado.

Os 5 Passos Essenciais do Plano de Ação na Gestão de Custos

Iniciação

Essencial para o funcionamento do plano como um todo, neste passo são definidos os objetivos geral e específicos, os benefícios esperados, as áreas envolvidas e o prazo final para atingimento de cada objetivo (sujeitos a revisão posteriormente).

Numa Gestão de Custos, os objetivos não devem ser focados na redução em si, pois estamos falando de um organismo de controle permanente.

Como exemplos:

Objetivo principal: acompanhamento e controle de todos os custos administrativos de 2018 de forma que a previsão orçamentária não seja superada. Áreas: todas. Prazo: 31/12/2018.

Objetivo específico 1: redução de 20% no custo de aluguel de veículos em 2018 em relação ao valor realizado em 2017. Áreas: Comercial e Manutenção. Prazo: 31/12/2018. Benefício esperado: economia de R$ 1.000,00 (20% do valor realizado em 2017).

O objetivo principal será medido pelo resultado consolidado de todos os objetivos específicos, ao final de seu prazo. Mas, o Gestor de Custos deve, periodicamente, medir estes resultados de forma ampliada para entender se o objetivo principal será atendido.

A partir deste ponto vamos usar o objetivo específico 1 como exemplo dos demais passos.

Planejamento

Neste passo, são feitas todas as definições relativas aos objetivos específicos – atividades, prazos, responsáveis, verba, e planos de contingência – controle de qualidade à medida que a atividade é desenvolvida, gestão de riscos e soluções (fatos internos e externos que possam impactar no cumprimento da atividade.

Importante: o cumprimento da atividade não significa o cumprimento do objetivo, e sim o atingimento de todas as condições dela para, eventualmente, alcançar a meta.

Atividade 1: pesquisar 3 fornecedores. Responsável: Jorge Cardoso (Administração). Prazo: 05/03/2018. Verba: não incide.

Atividade 2: análise de viagens realizadas. Responsável: Celso Furtado (Comercial). Prazo: 05/03/2018. Verba: não incide.

Execução

Neste passo, se coloca em prática as ações planejadas. É importante um controle preciso das verbas definidas para executar as atividades, pois qualquer distorção resulta justamente em custo adicional.

Monitoramento

Aqui cada atividade é acompanhada em seus detalhes pelo Gestor de Custo e sua equipe para que não ocorram fatos que prejudiquem a execução ou distorçam de forma imprevista. O registro de riscos, mencionado no Planejamento, é essencial para que sejam expostos naquele passo (antever) e sejam melhor percebidos neste passo. O responsável pela atividade deve reportar imediatamente qualquer fato que possa colocar em risco o cumprimento dela e até mesmo ajustar algo que permite o prosseguimento e o atingimento.

Encerramento

Este é o momento de consolidar os resultados, avaliar individualmente os resultados, é o momento de entender se os objetivos específicos e o principal foram atingidos, quais motivos (riscos) não permitiram o atingimento e não puderam ser eliminados e listar as Lições Aprendidas para o próximo Plano de Ação.

Sem dúvida um Plano de Ação é algo importantíssimo para o atingimento de todo e qualquer objetivo empresarial.

Um aliado que mostra que, de forma organizada e controlada, os objetivos podem ser atingidos.

É um trabalho simples na essência, mas complexo na execução e ter a parceria de uma Consultoria Especializada em Redução de Custos, como a Expense Reduction Analysts pode fazer toda a diferença no sucesso desta empreitada.

A ERA tem profissionais experientes e qualificados para dar todo o suporte à sua empresa na implementação de uma Gestão de Custos.

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