Problemas no Fluxo de Caixa? A solução pode estar na redução de custos!

Ter a previsão confiável dos valores das receitas e das despesas é fundamental para o resultado positivo do negócio.

É um Orçamento bem gerido. Mas e quando os ganhos e gastos acontecerem e faltar capital? Quando alguns clientes atrasam os pagamentos? O Fluxo de Caixa é o instrumento essencial para analisar estas situações. E reduzir custos é uma forma de melhorar um fluxo com problemas e muitas vezes salvar o negócio!

O Orçamento é a peça principal para definir de onde virão os recursos e em quais despesas e custos serão investidos. Porém, existe uma ferramenta de gestão que, infelizmente, muitos empreendedores e seus gestores não priorizam no dia a dia, mas que faltará toda a diferença para alcançar a lucratividade: o Fluxo de Caixa.

Ele é o instrumento fundamental na gestão do capital que circula na empresa e define cada momento financeiro dela – se podemos crescer, devemos manter ou talvez arrumar a casa.

Em que momento a sua empresa está? Ou está enfrentando problemas no Fluxo de Caixa? A solução pode estar na redução de custos!

 

Mas antes: você sabe o que é o Fluxo de Caixa?

Se você ficou em dúvida, uma boa notícia: ela é mais comum do que imaginamos. Na verdade, muitas pessoas tomam o Orçamento como a peça que, se cumprirmos, obteremos sucesso.

É uma verdade em parte. Orçar com eficácia é a forma de começar o caminho do lucro, mas no mundo real as receitas e despesas se espalham pelas diversas áreas e sofrem os mais variados imprevistos do dia a dia.

O Fluxo de Caixa é a ferramenta usada para gerir esta realidade – enquanto o Orçamento é o conjunto de definições, o Fluxo de Caixa é o resultado prático das aplicações de recursos em investimento, despesas e custos e do recebimento de vendas.

E ele pode demonstrar a razão, quando eventualmente acontece, porque apesar das vendas atingirem as metas, não sobra dinheiro no final do mês.

 

E como devemos gerir o Fluxo de Caixa?

O principal fator para boa gestão do Fluxo de Caixa é a frequência de controle, e o ideal, para todas a empresas, é a diária.

Pode parecer um exagero, principalmente para empresas com poucos eventos, mas ainda é a melhor forma de antever qualquer problema ou decidir rápido nos imprevistos, principalmente no começo e se você está implementando em um cenário de atenção.

 

Como implementar e atualizar um Fluxo de Caixa?

1. Não há uma forma única de controlar, podemos usar uma planilha bem estruturada ou um sistema. O importante é que seja fácil para fazer os registros e rápido para mostrar os resultados;
2. Criar o cadastro de receitas e despesas com os valores orçados e reais;
3. Registrar os saldos iniciais de todas as contas correntes;
4. Registrar os valores orçados de despesas e receitas por mês;
5. Registrar cada despesa paga – todas – pelo tipo, valor e data de pagamento;
6. Registrar cada receita com as mesmas informações e previsões a cada venda efetuada.

 

Com estas atualizações iniciais e diárias, temos um Fluxo de Caixa que vai apontar se a expectativa de lucro no fim do mês vai se confirmar e se teremos saldo negativo em algum dia – e antecipar medidas que evitem perdas financeiras e o desequilíbrio crescente.

 

 

Problemas de Fluxo de Caixa: como podemos analisar?

Evidentemente, o fluxo pode ficar negativo por uma situação específica – um cliente que atrase pagamento, por exemplo – o que é natural no dia a dia financeiro de uma empresa. Porém, em caso de recorrência, algumas perguntas são importantes para começar a agir:

 

Todos os recebimentos de clientes ocorreram?

A inadimplência é um risco inerente, principalmente em economias instáveis como a nossa. Uma diferença entre o previsto e o realizado pode sacrificar o lucro de um mês. É importante avaliar caso a caso e qual é o risco de tornar-se recorrente.

 

Houve alguma despesa inesperada?

Neste caso, é preciso entender a causa e se pode ocorrer novamente – por exemplo, um processo trabalhista perdido e que não tenha sido provisionado vai exigir uma revisão de metas, dependendo do impacto do valor, mas é algo pontual.

 

Os saldos negativos ocorrem em datas específicas e mensalmente?

Pode significar se alguma despesa ou custo está com um prazo de pagamento incompatível com os recebimentos ou foi mal orçada.

Outras perguntas podem surgir, por este motivo é importante o controle diário para apontar as causas e encontrar soluções o mais rápido possível.

 

A redução de custos melhorando o Fluxo de Caixa

A revisão de custos é um caminho muito eficaz para equilibrar a relação “receitas x despesas” e retomar um Fluxo de Caixa saudável.

1. Terceirizar serviços

A terceirização é uma ótima opção para reduzir custos em setores que não tenham relação direta com a atividade-fim do negócio.

Podemos substituir uma estrutura dedicada, com a qual não temos a experiência necessária para conseguir os melhores resultados no melhor custo, por uma empresa que busca o máximo de eficiência, pois é o core business dela. Áreas como segurança, limpeza, manutenções diversas podem ser terceirizadas, buscando o melhor preço com qualidade entre as empresas do mercado.

Um custo importante é o de Frete, caso sua empresa use transporte próprio. As empresas possuem um know-how e foco num mercado que muda constantemente, estão melhor preparadas para prestar um bom serviço com um custo menor.

 

2. Investir no Crowdsourcing

O Crowdsourcing é um recurso onde a sua empresa se cadastra em sites onde pode solicitar serviços e diversas empresas farão suas propostas. É muito usado para diversas despesas e custos que não sejam ligados à produção, e pode representar uma economia considerável – serviços de TI, manutenções, assessorias e outros.

 

3. Verificar os níveis de estoque

Você pode estar com estoques em níveis altos, por vendas abaixo do orçado, desequilíbrios nos processos de compras, inventário impreciso, etc. Se forem itens de baixo giro, avalie a possibilidade de devolução ao fornecedor, a recompra dele por um valor especial ou promoções de venda.

 

4. Renegociar preços

Pegar a lista de produtos e fornecedores e tentar a renegociação sempre é uma alternativa interessante, principalmente se existirem concorrentes em níveis de qualificação compatíveis. Em alguns casos, você pode renegociar por um prazo fixo para recuperar a saúde do Fluxo de Caixa, devido ao bom relacionamento com o fornecedor, e retomar à condição anterior.

 

5. Investir em Gestão de Custos

A Gestão de Custos é um conceito importante nas empresas atualmente – ter o controle de despesas e custos como política da empresa, com plano de ação, estratégias, medições e envolvimento de todas as áreas. Desta forma é possível agir de forma estruturada e obter ganhos em todos os setores.

 

6. Rever os custos de produção

É uma área delicada, onde qualquer mudança pode impactar na qualidade do produto. Porém, como é onde seu negócio mais investe, é válido avaliar novos fornecedores de insumos ou de componentes para buscar preços ou prazos de pagamento melhores.

 

7. Rever os processos da empresa

Muitas vezes estamos executando um processo de uma forma ineficaz, com horas extras ou insumos de fornecedores mais caros. É interessante focar nos processos mais importantes – principalmente os de fabricação – e avaliar se estão com custo excessivo e buscar uma nova forma de fazer.

 

 

Outras medidas que podem melhorar o Fluxo de Caixa

Além da redução de custos, outras medidas de longa duração podem reequilibrar o fluxo e recuperar o resultado positivo.

 

1. Renegociar prazos de pagamento

Diante de uma queda de vendas ou inadimplência, precisamos rever a forma de pagamento dos fornecedores para recompor a saúde do fluxo. Avalie os prazos que possam ser revistos – despesas e custos mais altos.

 

2. Ouça seus colaboradores

Os colaboradores vivem o dia a dia e conseguem identificar o que pode estar errado nos processos e que acaba gerando um custo adicional inesperado. Ouvi-los e comprometê-los é uma ótima forma de motivar as equipes para as decisões que forem tomadas.

 

3. Reavalie seu Orçamento

Muitas vezes os valores foram orçados em um contexto diferente do atual. Rever seus parâmetros, irá ajudá-lo a criar cenários mais realistas para buscar as soluções que sejam mais viáveis.

 

4. Analise constantemente o perfil dos seus clientes e potencias clientes

Dependendo do perfil dos seus clientes, você pode mudar estratégias de venda e recebimento – parcelamentos maiores, descontos, promoções, mais opções de pagamento. Se forem adequadas, poderá resultar em incentivos a compras e reduzir o risco de inadimplência.

Como podemos ver, um Fluxo de Caixa bem administrado é indispensável para a saúde financeira da empresa, para preservar e evitar prejuízos inesperados.

 

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